Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der wir-forschen.digital (DCS) Plattform – Bürger:Innen

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir freuen uns über Ihre Absicht, die „wir-forschen.digital Plattform (DCS Plattform)“, die vom Institut für Wirtschaftsinformatik und Marketing (IISM) des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT), betrieben wird, zu nutzen.

Die „wir-forschen.digital Plattform“ ermöglicht die Beteiligung von Bürger:Innen an wissenschaftlichen Forschungsprojekten des KIT nach dem Digital Citizen Science (DCS) Ansatz. Die Plattform wird im Folgenden „DCS Plattform“ genannt.

Die DCS Plattform baut technisch auf der Software „SmartWe“ eines Drittanbieters, der SmartWe World SE, auf. Die SmartWe World SE ist eine Tochterfirma der CAS Software AG. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen der CAS Software AG und dem KIT besteht und die SmartWe World SE wird hierbei als Unterauftragsnehmer tätig. Die Software SmartWe ist eine cloudbasierte CRM Software, die Sie mit der Nutzung der DCS Plattform automatisch mitnutzen, Sie finden die Datenschutzerklärung der SmartWe an dieser Stelle: https://www.smartwe.de/datenschutz/.

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die im Rahmen der DCS Plattform erfolgende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

 

1. Personenbezogene Daten

Durch Ihre Nutzung der DCS Plattform verarbeiten wir Sie betreffende personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Im Rahmen der Nutzung der DCS Plattform sind dies folgende, Sie betreffende personenbezogenen Daten:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Passwort
• Grund für die Registrierung (sofern angegeben, optional)
• Art der Beschäftigung (Kategorien) (sofern angegeben, optional)
• Geburtsdatum (sofern angegeben, optional)
• Geschlecht (sofern angegeben, optional)
• Wohnort (sofern angegeben, optional)
• Abrufstatus von Nachrichten im Kontext von Forschungsprojekten (sofern angegeben, optional)
• Akzeptanz von Einladungen zu Forschungsprojekten (sofern angegeben, optional)
• Statusangaben (u.a. Teilnahmestatus, technische Marker) in einzelnen Forschungsprojekten
• Freitextangeben zu verschiedenen Themen in einzelnen Forschungsprojekten (sofern angegeben, optional)
• Abstimmungen zu verschiedenen Themen in einzelnen Forschungsprojekten (sofern angegeben, optional)
• Feedback zur Plattform (sofern angegeben, optional)
• Beiträge, Kommentare und Likes in den Foren einzelner Forschungsprojekte (sofern angegeben, optional)
• Absturzberichte in pseudonymisierter Form im Kontext des Absturzes (z.B. welche Seite gerade geöffnet war, als ein Fehler aufgetreten ist, oder welche Interaktion mit welchem Element den technischen Fehler verursacht hat).

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung der DCS Plattform im Sinne der DS-GVO sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

• Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
• Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe, Deutschland
• Tel.: +49 721 608-0
• Fax: +49 721 608-44290
• E-Mail: info (at) kit (punkt) edu

Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr.-Ing. Holger Hanselka.

Die Datenschutzbeauftragte des KIT ist Ass. jur. Marina Bitmann.

Hausanschrift:

• Kaiserstr. 12, Geb. 10.11 Raum 233
• 76131 Karlsruhe

Postanschrift:

• Postfach 6980
• 76049 Karlsruhe
• Tel.: 0721/608-41057
• Fax: 0721/608-41059
  E-Mail: dsb (at) kit (punkt) edu

 

3. Zweck der Datenverarbeitung

Das KIT verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke. Der mit der gegenständlichen Datenverarbeitung verfolgte Zweck besteht in der Nutzung der DCS Plattform durch Bürger:Innen und KIT-Forscher:Innen zum Zweck der partizipativen Teilnahme an wissenschaftlichen Forschungsprojekten des KIT. Die Datenerhebung der Durchführung der einzelnen Forschungsprojekte des KIT findet grundsätzlich datenschutzrechtlich getrennt von der DCS Plattform statt.

 

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS-GVO.

Die Erteilung der Einwilligung erfolgt freiwillig. Die Einwilligung kann jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wirkung für die Zukunft bedeutet, dass durch einen Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Wird die Einwilligung verweigert oder widerrufen, entstehen keine Nachteile.

 

5. Beschreibung der Datenverarbeitung

5A. Anmeldung auf der Warteliste für Bürger:Innen:

In einem ersten Schritt bestätigen Bürger:Innen die Einwilligung zur Teilnahme an der DCS Plattform, zum Datenschutz und der Datenverarbeitung auf unserer Registrationsseite unter https://wir-forschen.digital/, durch das Anklicken der jeweiligen Checkboxen bzw. der Angabe ihres Vornamens, Nachnamens und ihrer Email-Adresse. Dadurch wird der Wunsch der Bürger:Innen registriert, an der DCS Plattform teilzunehmen und einen Bürger:Innenaccount der DCS Plattform zu erhalten. Die Daten der Warteliste werden getrennt von der DCS Plattform auf Servern des KIT gespeichert.

5B. Erhalt der DCS Plattform Accounts für Bürger:Innen:

Für alle Bürger:Innen wird nach Eintragung der Bürger:Innen  auf der Warteliste zeitversetzt durch Administrator:Innen ein Bürger:Innenaccount auf der DCS Plattform („DCS- Bürger:Innenaccount“) angelegt. Der DCS-Bürger:Innenaccount wird mit Vornamen, Namen und der Mailaddresse aus der Warteliste befüllt und mit einem Einmalpasswort ausgestattet. Daraufhin werden Bürger:Innen per Mail mit dem Zugang zum DCS-Bürger:Innenaccount kontaktiert. Beim ersten Anmelden mit dem DCS-Bürger:Innenaccount (mit Mailaddresse und Einmalpasswort) werden Bürger:Innen dazu aufgefordert, das Einmalpasswort in ein selbst gewähltes, neues Passwort zu ändern. Ohne DCS-Bürger:Innenaccount lässt sich die DCS Plattform nicht nutzen.

5C. Generelle Nutzung der DCS Plattform:

Bürger:Innen finden auf der DCS Plattform verschiedene Forschungsprojekte des KIT, die von KIT-Forscher:Innen  erstellt und angeboten werden. Bürger:Innen können mit den Forschungsprojekten interagieren. Um Forschungsprojekte vorgeschlagen zu bekommen, die für die Bürger:Innen relevant sind, können Bürger:Innen  ihre Stammdaten neben Vorname, Nachname, E-Mailaddresse (verpflichtend) um die folgenden optionalen Stammdaten erweitern: Art der Beschäftigung (Kategorien) (sofern angegeben, optional), Geburtsdatum (sofern angebenden, optional), Geschlecht (sofern angegeben, optional), Wohnort (sofern angegeben, optional).  Die Vorschlagfunktion bedeutet, dass KIT-Forscher:Innen für ihre Projekte definieren können, was Teilnahmebedingungen sind (z.B.: Alter oder vorherige Teilnahme an bestimmten Projekten). Wenn Bürger:Innen, die die Vorschlagfunktion aktiviert haben, auf ein konkretes Projekt klicken, wird live auf dem Gerät der Bürger:Innen („Client“) ausgewertet, ob der/die Bürger:In die Teilnahmebedingungen erfüllt. Wenn nein, wird das in einem entsprechenden Dialog angezeigt.

Die DCS Plattform bietet für KIT-Forscher:Innen  die Möglichkeit, ihre Forschungsprojekte zu bewerben und geeignete Bürger:Innen zu finden, die bei der Durchführung der Forschungsprojekte helfen. KIT-Forscher:Innen finden geeignete Bürger:Innen dabei über die Ausschreibung von Forschungsprojekten und die gewählten Teilnahmebedingungen. Wenn sich Bürger:Innen in die DCS Plattform einloggen, wird an mehreren Stellen auf dem Gerät der Bürger:Innen ausgewertet, ob die jeweils angebotenen Forschungsprojekte für den/die Bürger:In angeboten werden (Teilnahmebedingungen). Aus dieser Auswertung heraus werden Forschungsprojekte für die Bürger:Innen besonders gekennzeichnet hervorgehoben. Die Datenerhebung der Durchführung der einzelnen Forschungsprojekte findet grundsätzlich datenschutzrechtlich getrennt von der DCS Plattform statt.

Bürger:Innen können Forschungsprojekte aufrufen und die Anzeige des Projektes nach ihrer Präferenz (z.B. das Einklappen von bereits gelesenen Standardbeschreibungen) anpassen. Dabei werden für Bürger:Innen auf der DCS Plattform Informationen zum Teilnahmestatus und zur Darstellungspräferenz automatisch gespeichert. Daten zum Teilnahmestatus und zur Darstellungspräferenz werden technisch zusammen gespeichert und stehen neben den Plattformadministrator:Innen auch den KIT-Forscher:Innen  zur Verfügung, die das Forschungsprojekt anbieten. Daten zum Teilnahmestatus und zur Darstellungspräferenz werden nicht per Cookie, sondern in der DCS Plattform gespeichert. Die Nutzung dieser Funktion ist für Bürger:Innen selbstverständlich freiwillig. Eine Löschung von Darstellungspräferenz und Teilnahmestatus können Bürger:Innen durch Kontakt mit plattform (at) wir-forschen (punkt) digital beantragen.

In Forschungsprojekten können sich die teilnehmenden Bürger:Innen, sofern sie sich hierfür freiwillig entscheiden, zu dem jeweiligen Forschungsprojekt in einem Forschungsprojektforum austauschen, wenn die/der betreuende KIT-Forscher:In das Forschungsprojektforum im Projekt anbieten und moderieren möchte. Hierbei können Bürger:Innen  neue Beiträge erstellen, andere Beiträge kommentieren oder diese Up/Down voten. Für alle drei Interaktionsarten werden in der Datenbank der DCS Plattform Einträge angelegt, die von anderen Bürger:Innen einsehbar sind. Neue Beiträge, Votes und Kommentare auf Beiträge werden zusammen mit einer Verlinkung auf den Bürger:Innenaccount angelegt. Dargestellt werden Beiträge und Kommentare zusammen mit Vor- und Nachnamen der kommentierenden Bürger:Innen. Eine Löschung von Beiträgen und Kommentaren können Bürger:Innen durch Kontakt von plattform (at) wir-forschen (punkt) digital beantragen.

In ihren Forschungsprojekten können KIT-Forscher:Innen kurze, einfache Meinungsumfragen über ein Voting Modul anbieten. Bürger:Innen werden dabei mit einer Hypothese konfrontiert und können diese bejahen, verneinen oder gar nicht beantworten. Dabei wird die Antwort (bei ja oder nein) der Umfrage auf der DCS Plattform (System des Drittanbieters) gespeichert und kann u.a. von Plattform Administrator:Innen, den das Voting Modul anbietenden KIT- Forscher:Innen und anderen Bürger:Innen (wenn von den Forscher:Innen in diesem Projekt aktiviert) eingesehen werden. Die Nutzung dieser Funktion ist für Bürger:Innen freiwillig. Eine Löschung von Voting Beiträgen können Bürger:Innen durch Kontakt von plattform (at) wir-forschen (punkt) digital beantragen.

Für ihre Forschungsprojekte können KIT-Forscher:Innen kurze Meinungsumfragen von Bürger:Innen einholen. Dazu wird im Modul „Ihre Beteiligung ist gefragt“ von Bürger:Innen Freitext als Reaktion auf eine Hypothese erfragt. Wenn Bürger:Innen einen Meinungsbeitrag erstellen, wird dieser dafür in der DCS Plattform (System des Drittanbieters) gespeichert und mit den Bürger:Innen  verlinkt, die den Beitrag erstellt haben. Die erstellten Meinungsbeiträge werden im Forschungsprojekt auf der DCS Plattform unter Nennung von Vor- und Nachname der Bürger:Innen dargestellt, wenn der/die KIT-Forscher:In die Darstellung in dem Projekt aktiviert hat, ansonsten sind die von Bürger:Innen erstellten Meinungsbeiträge nur von den KIT-Forscher:Innen des Projektes, den Plattformadministrator:Innen und den erstellenden Bürger:Innen selbst einsehbar. Bürger:Innen werden darauf hingewiesen, dass an dieser Stelle grundsätzlich keine personenbezogenen Daten bzw. zumindest keine sensiblen personenbezogenen Daten eingetragen werden sollen.  Eine Löschung von Meinungsbeiträgen können Bürger:Innen  durch Kontakt von plattform (at) wir-forschen (punkt) digital beantragen. Die Nutzung dieser Funktion ist für Bürger:Innen freiwillig.

Für ihre Forschungsprojekte können KIT-Forscher:Innen auf Webseiten von Dritten verlinken, so kann z.B. auf Institutsseiten am KIT oder auf Fragebögen zur Studie verlinkt werden. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass Anbieter der externen Inhalt Ihre Daten ggf. anders verarbeiten. Die Nutzung von Verlinkungen auf der DCS Plattform ist für Bürger:Innen freiwillig.

5E Abschließende Bemerkungen:

Die Teilnahme an der DCS Plattform ist freiwillig. Es entsteht Bürger:Innen keinerlei Nachteil, falls sie sich nicht zu einer Teilnahme an der DCS-Plattform oder den angebotenen Studien entschließen sollten. Auch wenn sie ihre Einwilligung zur Teilnahme gegeben haben, können sie die Teilnahme jederzeit mit oder ohne Angabe von Gründen abbrechen. Sofern sie das wünschen, werden die erhobenen Daten gelöscht.

Durch den Klick auf „Teilnahme“ an einer wissenschaftlichen Studie auf der DCS Plattform können Bürger:Innen an der ausgewählten Studie teilnehmen. Durch die Teilnahme der Bürger:Innen an  einer der angebotenen Studien, können die Daten der Bürger:Innen neben der DCS Plattform auch durch die KIT-Forscher:Innen verarbeitet werden, die das Forschungsprojekt (auf der DCS Plattform) anbieten. Bürger:Innen, die an einem Projekt auf der DCS Plattform teilnehmen, willigen ein, dass die KIT-Forscher:Innen, die das Forschungsprojekt anbieten u.a. ihren Vornamen, Nachnamen und die E-Mail Adresse einsehen können, die die Bürger:Innen auf der DCS Plattform angegeben haben. Zusätzlich willigen Bürger:Innen ein, dass sie durch die KIT-Forscher:Innen, die das Forschungsprojekt (auf der DCS Plattform) anbieten, bezüglich des ausgewählten Forschungsprojektes per E-Mail kontaktiert werden dürfen. Bürger:Innen können diese Einwilligung jederzeit wiederrufen und auch die Teilnahme am einem Forschungsprojekt widerrufen.

 

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung der DCS-Plattform erforderlich ist, und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, Sie haben ausdrücklich in eine weitere Verwendung der Daten eingewilligt. Selbstverständlich können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten bei den Plattformadministrator:Innen durch eine Mail an plattform@wir forschen.digital beantragen.

 

7. Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Sie betreffende personenbezogene Daten:

• Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DS-GVO),
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DS-GVO),
• Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Art. 17 DS-GVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
• Recht auf Erhalt der Sie betreffenden und von Ihnen bereitgestellten Daten sowie auf Übermittlung dieser Daten an andere Verantwortliche (Art. 20 DS-GVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Abs. 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Abs. 1 LDSG

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Hausanschrift:

• Lautenschlagerstraße 20
• 70173 Stuttgart

Postanschrift:

• Postfach 10 29 32
• 70025 Stuttgart
• Tel.: 0711/615541-0
• Fax: 0711/615541-15
• E-Mail: poststelle (at) lfdi (punkt) bwl (punkt) de