Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Bürgerpanels „Wir forschen digital“ – Bürger:innen

 

Das Bürgerpanel „Wir forschen digital“ ermöglicht es Bürger:innen, an wissenschaftlichen Studien des KIT teilzunehmen. Mit der Anmeldung beim Bürgerpanel erfolgt automatisch die Erstellung eines Profils in unserem Studienteilnahme-Managementsystem ORSEE (im Folgenden kurz „ORSEE“ genannt). ORSEE ist ein webbasiertes Online-Studienteilnahme-Managementsystem, das speziell für die Organisation von wissenschaftlichen Studien entwickelt wurde. ORSEE wird auf Servern des KIT gehostet. Ohne ein Profil in ORSEE ist keine Teilnahme beim Bürgerpanel „Wir forschen digital“ möglich.

 

1. Personenbezogene Daten

Durch Ihre Nutzung von ORSEE verarbeiten wir die betreffende personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Im Rahmen der Nutzung von ORSEE sind dies folgende, Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Sprachkenntnisse (sofern angegeben, optional)
• Art der Beschäftigung (Kategorien) (sofern angegeben, optional)
• Geburtsdatum (sofern angegeben, optional)
• Geschlecht (sofern angegeben, optional)
• Wohnort (sofern angegeben, optional)
• Anzahl An- & Abmeldungen zu Studien
• Anzahl Teilnahmen & Nicht-Teilnahmen an Studien
• Art und Zeitstempel aller Interaktionen mit dem Registrierungssystem (z.B. Registrierung, Aktivierung, Logins und Login-Versuche, An-/Abmeldung zu Studien, Änderungen von Stammdaten)

 

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

• Karlsruher Institut für Technologie (KIT)
• Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe, Deutschland
• Tel.: +49 721 608-0
• Fax: +49 721 608-44290
• E-Mail: info@kit.edu

Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Jan S. Hesthaven.

Die Datenschutzbeauftragte des KIT ist Ass. jur. Marina Bitmann.

Hausanschrift:

• Kaiserstr. 12, Geb. 10.11 Raum 233
• 76131 Karlsruhe

Postanschrift:

• Postfach 6980
• 76049 Karlsruhe
• Tel.: 0721/608-41057
• Fax: 0721/608-41059
• E-Mail: datenschutzbeauftragte@kit.edu

 

3. Zweck der Datenverarbeitung

Das KIT verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke. Der mit der gegenständlichen Datenverarbeitung verfolgte Zweck besteht in der Nutzung des Studienteilnahme-Managementsystems ORSEE für das Bürgerpanel „Wir forschen digital“ durch Bürger:innen zum Zweck der Teilnahme an wissenschaftlichen Studien des KIT. Die Datenerhebung der Durchführung der einzelnen Forschungsprojekte des KIT findet grundsätzlich datenschutzrechtlich getrennt von ORSEE statt.

 

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS-GVO.

Die Erteilung der Einwilligung erfolgt freiwillig. Die Einwilligung kann jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wirkung für die Zukunft bedeutet, dass durch einen Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Für einen Widerruf können Sie sich einfach an wir-forschen-digital@aifb.kit.edu wenden.

Wird die Einwilligung verweigert oder widerrufen, entstehen keine Nachteile.

 

5. Beschreibung der Datenverarbeitung

Die Teilnahme am Bürgerpanel „Wir forschen digital“ erfolgt über eine Registrierung in ORSEE. ORSEE ist ein webbasiertes Online-Studienteilnahme-Managementsystem, das speziell für die Organisation von wissenschaftlichen Studien entwickelt wurde. ORSEE wird auf Servern des KIT gehostet.

Bei der Registrierung füllen Sie das Registrierungsformular aus. Dabei bestätigen Sie die Einwilligung zur Teilnahme am Bürgerpanel „Wir forschen digital“, zum Datenschutz und der Datenverarbeitung auf unserer Registrationsseite durch das Anklicken der jeweiligen Checkboxen sowie der Angabe Ihres Vornamens, Nachnamens und Ihrer E-Mail-Adresse. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung Ihrer Registrierung. Erst wenn Sie Ihre Registrierung bestätigt haben, wird Ihr Profil aktiviert (double opt-in). Sollten Sie Ihr Profil nicht innerhalb von 48 Stunden aktivieren, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

Nach der erfolgreichen Aktivierung Ihres Profils werden Sie per E-Mail Einladungen zu Studien erhalten, an denen Sie teilnehmen können. In jeder E-Mail ist ein personalisierter Link enthalten, der Sie zu Ihrem Profil und der Studienanmeldung führt. Um zu Studien eingeladen zu werden, die für Sie relevant sind, können Sie Ihre Stammdaten neben Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (verpflichtend) um die folgenden optionalen Stammdaten erweitern: Sprachkenntnisse, Art der Beschäftigung (Kategorien), Geburtsdatum, Geschlecht, Wohnort.

Die personenbezogenen Daten aus 1. werden folgendermaßen verwendet:

• Vor- und Nachname: Eindeutige Nutzeridentifikation, Personalisierung der E-Mails, Erstellung von Anmeldelisten, Überprüfung der Identität der angemeldeten Teilnehmer:innen
• E-Mail-Adresse: Eindeutige Nutzeridentifikation, Versand von Einladungs-E-Mails
• Sprachkenntnisse (sofern angegeben, optional): wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Art der Beschäftigung (Kategorien) (sofern angegeben, optional): wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Geburtsdatum (sofern angegeben, optional): wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Geschlecht (sofern angegeben, optional): wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Wohnort (sofern angegeben, optional): wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Anzahl An- & Abmeldungen zu Studien: wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Anzahl Teilnahmen & Nicht-Teilnahmen an Studien: wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen
• Art und Zeitstempel aller Interaktionen mit dem Registrierungssystem (z.B. Registrierung, Aktivierung, Logins und Login-Versuche, An-/Abmeldung zu Studien, Änderungen von Stammdaten): Erkennung von Inaktivität, Triggern entsprechender Nachrichten und ggf. Deaktivierung des Accounts

 

Die Registrierung ist eine Absichtserklärung zur Teilnahme an Studien von „Wir forschen digital“. Registrierte Personen erhalten in unregelmäßigen Abständen Einladungen zur Teilnahme an Studien und können sich dann für oder gegen eine Teilnahme entscheiden. Durch die Nicht-Teilnahme entstehen keine Nachteile.

Das Bürgerpanel „Wir forschen digital“ bietet KIT-Forscher:innen  die Möglichkeit, ihre Forschungsprojekte zu bewerben und geeignete Bürger:innen zur Teilnahme zu finden. KIT-Forscher:innen laden geeignete Bürger:innen per E-Mail zur Teilnahme an Ihren Studien ein.

Im Profil kann über die Option „Austragen und Account deaktivieren“ bestimmt werden, dass keine weiteren Einladungen mehr erwünscht sind. Der Account wird deaktiviert und die Anmeldung im System ist dann nicht mehr möglich.

Aus wissenschaftlichen Gründen muss sichergestellt werden, dass eine wiederholte Teilnahme an Studien für Bürger:innen, deren Account im Registrierungssystem deaktiviert ist, nicht möglich ist. Daher werden die personenbezogenen Daten der Bürger:innen mit deaktiviertem Account erst ein Jahr nach diesem Austragen und Deaktivieren gelöscht. Eine Reaktivierung des Accounts ist dann nicht mehr möglich.

Im Falle, dass ein:e Bürger:in seine/ihre Einwilligung widerruft, werden seine/ihre personenbezogene/n Daten unverzüglich nach dem Eingang des Widerrufs gelöscht, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Bei der Durchführung von Studien werden durch die Entscheidungen und das Verhalten der Teilnehmenden Daten generiert. Es gibt keine Verknüpfung zwischen den in den Studien generierten Daten und den Daten im Registrierungssystem. Falls im Rahmen einer Studie sensible Daten erhoben werden (z.B. Video-/Audioaufnahmen, physiologische Daten), werden Sie in der Einladung darüber informiert. Ihre Einwilligung erfolgt im Rahmen der jeweiligen Studie.

Die Teilnahme am Bürgerpanel „Wir forschen digital“ ist freiwillig. Es entsteht Ihnen keinerlei Nachteil, falls Sie sich nicht zu einer Teilnahme am Panel oder den angebotenen Studien entschließen sollten. Auch wenn Sie Ihre Einwilligung zur Teilnahme gegeben haben, können Sie die Teilnahme jederzeit mit oder ohne Angabe von Gründen abbrechen. Sofern Sie das wünschen, werden die erhobenen Daten gelöscht.

 

6. Speicherdauer

Ihre Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Nutzung des Bürgerpanels „Wir forschen digital“ erforderlich ist, und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, Sie haben ausdrücklich in eine weitere Verwendung der Daten eingewilligt. Selbstverständlich können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten bei den Administrator:innen von ORSEE durch eine Mail an wir-forschen-digital@aifb.kit.edu beantragen.

 

7. Rechte

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Bestätigung, ob die betreffenden Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DS-GVO),
• Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DS-GVO),
• Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Art. 17 DS-GVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO),
• Recht auf Erhalt der Sie betreffenden und von Ihnen bereitgestellten Daten sowie auf Übermittlung dieser Daten an andere Verantwortliche (Art. 20 DS-GVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) zu beschweren (Art. 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Abs. 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Abs. 1 LDSG

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Hausanschrift:

• Lautenschlagerstraße 20
• 70173 Stuttgart

Postanschrift:

• Postfach 10 29 32
• 70025 Stuttgart
• Tel.: 0711/615541-0
• Fax: 0711/615541-15
• E-Mail: poststelle (at) lfdi (punkt) bwl (punkt) de