Datenschutzerklärung Bürgerpanel – Wir forschen Digital

Informationen zum Datenschutz gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Bürgerpanels „Wir forschen digital“ – Bürger:innen

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die erfolgende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO (Art. 4 Nr. 7) sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)

Kaiserstraße 12, 76131 Karlsruhe

Deutschland

Tel.: +49 721 608-0

Fax: +49 721 608-44290

E-Mail: info∂kit.edu

Das Karlsruher Institut für Technologie ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Es wird vertreten durch die/den jeweilige/n Präsident/in. Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter datenschutzbeauftragte∂kit.edu oder der Postadresse mit dem Zusatz „Die Datenschutzbeauftragte“.

2. Art und Umfang der Datenverarbeitung

a. Umfang und Zweck: Das Bürgerpanel „Wir forschen digital“ bietet KIT-Forscher:innen die Möglichkeit, ihre Forschungsprojekte zu bewerben und geeignete Bürger:innen zur Teilnahme zu finden und ermöglicht es gleichzeitig Bürger:innen, an wissenschaftlichen Studien des KIT teilzunehmen. Eine Registrierung ist über das Ausfüllen des entsprechenden Registrierungsformulars und per anschließenden Klick auf „Kontoanfrage stellen“ möglich. Nach einer Registrierung/Anmeldung werden Sie in unregelmäßigen Abständen per E-Mail jeweils Einladungen zu neuen Studien erhalten, an denen Sie teilnehmen können. Sie können außerdem optional auswählen, ob sie wöchentlich eine automatisierte E-Mail mit einem Hinweis auf aktuell laufende Studien erhalten möchten.

Mit der Anmeldung beim Bürgerpanel erfolgt automatisch die Erstellung eines Profils in unserem Studienteilnahme-Managementsystem „Sona“ (ein eingebundener Dienstleister und unser Auftragsverarbeiter, Details dazu s. unter „b. Empfänger“). Folglich enthält die jew. E-Mail-Einladung einen Link zu diesem Managementsystem über den Sie sich dort einloggen und zur jeweiligen Studie anmelden können. Informationen zur Datenverarbeitung durch SONA als Auftragsverarbeiter können Sie deren Datenschutzinformation entnehmen: https://www.sona-systems.com/privacy/. Zudem stellt SONA auch Informationen zur Verfügung, die SONA als eigene Verantwortliche Stelle (außerhalb unserer Beauftragung) verarbeitet (https://www.sona-systems.com/privacy_sonasite_de). Dort sind auch Informationen zu von SONA gesetzten Cookies enthalten.

„Sona“ ist ein webbasiertes Online-Studienteilnahme-Managementsystem, das speziell für die Organisation von wissenschaftlichen Studien entwickelt wurde. Ohne ein Profil in Sona ist keine Teilnahme beim Bürgerpanel „Wir forschen digital“ möglich. Sona wird allein zur Organisation der Teilnahme an wissenschaftlichen Studien genutzt, die tatsächliche Durchführung der einzelnen Forschungsprojekte des KIT finden getrennt von dem Managementsystem statt. Es gibt keine Verknüpfung zwischen den in den Studien generierten Daten und den Daten im Managementsystem. Falls im Rahmen einer Studie sensible Daten erhoben werden (z.B. Video-/Audioaufnahmen, physiologische Daten), werden Sie in der Einladung darüber informiert. Eine Einwilligung darin wird im Rahmen der jeweiligen Studie eingeholt.

Im Rahmen der Nutzung des Studienteilnahme-Managementsystem Sona werden folgende Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Vorname, Nachname (Zweck: Eindeutige Nutzeridentifikation, Personalisierung der E-Mails)
E-Mail-Adresse (Zweck: Eindeutige Nutzeridentifikation, Versand von Einladungs-E-Mails)
Benutzername und Passwort für Sona (Zweck: Eindeutige Nutzeridentifikation)
Numerische ID (Zweck: Erstellung von anonymisierten Anmeldelisten, Überprüfung der Identität der angemeldeten Teilnehmer:innen)
Anzahl An- & Abmeldungen zu Studien (Zweck: wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen)
Anzahl Teilnahmen & Nicht-Teilnahmen an Studien (Zweck: wissenschaftlich motivierte Auswahl von Teilnehmer:innen)
Art und Zeitstempel aller Interaktionen mit dem Registrierungssystem (z.B. Registrierung, Aktivierung, Logins und Login-Versuche, An-/Abmeldung zu Studien, Änderungen von Stammdaten) (Zweck: Erkennung von Inaktivität, Triggern entsprechender Nachrichten und ggf. Deaktivierung des Accounts)

b. Empfänger: Zugriff auf die o.g. Daten erhalten am KIT insbesondere die dafür zuständigen Beschäftigten des Instituts für Angewandte Informatik und Formale Beschreibungsverfahren und des Instituts für Wirtschaftsinformatik.

Zur Organisation der Studienteilnahme arbeiten wir bei der Umsetzung mit einem externen Dienstleister zusammen („Sona Systems Ltd. Trummi 5, 12616 Tallinn, Estland, https://www.sona-systems.com/), der von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet wurde. Der betreffende Dienstleister arbeitet ausschließlich nach unserer Weisung. Dies stellen wir durch strikte vertragliche Regelungen, technische und organisatorische Maßnahmen und ergänzende Kontrollen sicher. Bereits bei Ihrer Accountanfrage und auch einer späteren Nutzung des Portals werden Sie auf die Website des Anbieters weitergeleitet und Ihre Daten werden an Sona übermittelt.

Informationen zur Datenverarbeitung durch SONA können Sie deren Datenschutzinformation entnehmen: https://www.sona-systems.com/privacy/. Zudem stellt SONA auch Informationen zur Verfügung, die SONA als eigene Verantwortliche Stelle (außerhalb unserer Beauftragung) verarbeitet (https://www.sona-systems.com/privacy_sonasite_de). Dort sind auch Informationen zu von SONA gesetzten Cookies enthalten. Zudem bindet Sona die externen Dienstleister zum Zwecke der Datenbearbeitung und Backups (Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland) sowie zum Versand von E-Mails (MessageBird B.V., Postbus 14674, 1001 LD, Amsterdam, The Netherlands) ein. Diese Verarbeitung unterliegt ebenso den mit Sona getroffenen strikten vertraglichen Regelungen.

Darüber hinaus müssen entsprechend den archivrechtlichen Vorschriften Unterlagen vor ihrer Löschung dem KIT-Archiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Übernahme von Unterlagen. Das KIT-Archiv wahrt dabei die berechtigten Interessen der Betroffenen nach Maßgabe des Landesarchivgesetz BW (LArchG) und der übrigen einschlägigen Rechtsvorschriften.

c. Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung).

Die Erteilung der Einwilligung erfolgt freiwillig. Die Einwilligung kann jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Wirkung für die Zukunft bedeutet, dass durch einen Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Für einen Widerruf können Sie sich einfach an wir-forschen-digital@aifb.kit.edu wenden.

Wird die Einwilligung verweigert oder widerrufen, entstehen keine Nachteile. Es entsteht Ihnen keinerlei Nachteil, falls Sie sich nicht zu einer Teilnahme am Panel oder den angebotenen Studien entschließen sollten. Auch wenn Sie Ihre Einwilligung zur Teilnahme gegeben haben, können Sie die Teilnahme jederzeit mit oder ohne Angabe von Gründen abbrechen.

d. Speicherdauer: Die personenbezogenen Daten werden solange gespeichert wie es für o.g. Zwecke erforderlich ist, d.h. solange wie Sie Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung geben und Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben. Nach der Registrierung im Studienteilnahme-Managementsystem Sona erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Zugangsdaten und der Ihnen zugeordneten numerischen ID. Wenn Sie dieses Konto nicht selbst angelegt haben und eine missbräuchliche Anmeldung durch Dritte befürchten, kontaktieren Sie bitte wir-forschen-digital@aifb.kit.edu und wir löschen Ihre Daten umgehend.

Innerhalb des Studienteilnahme-Managementsystem Sona können Sie selbst über die Option „Konto löschen“ bestimmen, dass keine weiteren Einladungen mehr erwünscht sind. Das Konto wird gelöscht und eine Anmeldung im System (und der damit verbundenen Teilnahme an den Studien) ist in einem solchen Fall dann nicht mehr möglich.

Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 8 Abs. 2 Landesarchivgesetz (LArchG) und den §§ 3 und 2 LArchG werden die Daten ggf. vom KIT-Archiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.

3. Ihre Rechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie gegenüber uns folgende Rechte:

Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DS-GVO beruht (Artikel 7 Absatz 3 DS-GVO)
Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Artikel 15 DS-GVO)
Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Artikel 16 DS-GVO)
Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Artikel 17 DS-GVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
Recht auf Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b beruht (Artikel 20 DS-GVO)
Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DS-GVO verarbeitet werden (Artikel 21 DS-GVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch das KIT zu beschweren (Artikel 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Absatz 1 DS-GVO über das KIT ist gemäß § 25 Absatz 1 LDSG: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).